10 tính năng trong Word 2013 giúp làm việc nhanh, dễ dàng hơn

Thứ năm, 16/04/2015 – 11:26

Mỗi ngày mình dành rất nhiều thời hạn sử dụng Word để gõ đủ thứ loại văn bản và chắc hẳn nhiều bạn bè khác cũng giống như mình. Và mặc dù toàn bộ tất cả tất cả tất cả chúng ta đã rành rọt những cách định dạng chữ, cách chèn những đối tượng đồ họa khác nhau… nhưng trong Word vẫn còn những tính năng hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn có thể giúp chúng ta thao tác nhanh gọn hơn, thuận tiện hơn. Sau đây là 10 tính năng như thế, và nếu bạn bè có chia sẻ thêm gì nữa thì cũng rất hoan nghênh và mời anh em phản hồi ngay trong topic này luôn nhé.

1. Dọn không gian soạn thảo rộng rãi hơn

Lúc gõ văn bản, thứ mà chúng ta cần nhất chính là sự tập trung để có thể triển khai xong công việc của mình một cách nhanh nhất có thể. Và thay vì để đủ thứ loại nút làm chúng ta phân tâm, Word 2013 cho phép bạn giấu hết chúng đi để chừa lại một khung gõ văn bản cực kỳ ngăn nắp và sạch sẽ. Bạn chỉ cần nhấn Ctrl + F1 để giấu thanh Ribbon trên cùng màn hình hiển thị hiển thị đi là xong.

Ngoài ra, khi đọc những văn bản dài, bạn cũng có thể kích hoạt chính sách “Read mode” mới. Khi đó hàng loạt những nút sẽ bị ẩn đi, giao diện chuyển giữa những trang sẽ được tối ưu hóa cho chiều ngang nên nội dung lấp đầy màn hình đọc rất sướng. Nếu bạn có dùng tablet Windows thì Read mode càng tỏ ra hiệu suất cao hơn. Cách kích hoạt nó là nhấn tổ hợp phím Alt + W + F, hoặc vào ribbon “View” > “Read mode”.

2. Viết dàn ý tiện hơn với chế độ Outline View

Thay vì viết liền tù tì mọi thứ, bạn nên viết trước những ý chính hoặc những đề mục cho văn bản của mình, sau đó đi vào viết từng phần nhỏ sau. Nếu dùng khéo thì bạn có thể đẩy nhanh vận tốc thao tác lên rất nhiều, kể cả khi biên tập lẫn khi đọc văn bản, nhất là với văn bản hay bài báo cáo dài.

Chế độ Outline trong Word 2013 (cách truy cập: vào ribbon View > Outline View) sẽ giúp bạn triển khai thao tác này một cách thuận tiện bởi bạn có thể soạn những đề mục rồi dùng nút mũi tên màu xanh lá để chỉnh lại Lever tùy ý muốn (hỗ trợ 9 cấp khác nhau, từ đề mục chính đến nhỏ nhất). Thao tác này rõ ràng nhanh hơn nhiều so với việc phải chọn từng dòng văn bản rồi nhấn nút “Style” > “Heading” như cách truyền thống. Ngoài ra bạn còn có thể lọc văn bản của mình theo những cấp đề mục để xem ngăn nắp và bao quát hơn bằng ô “Show Level“. Ví dụ nếu bạn chọn Level 3 thì những đề mục cấp 1, 2, 3 sẽ được hiển thị.

3. Dùng Word để ghi nhanh sáng tạo độc đáo của bạn

Tính năng này gọi là  Click and Type, nó cho phép bạn nhấn chuột vào bất kỳ chỗ nào trên trang văn bản và khởi đầu gõ ngay mà không cần chú ý đến việc xuống dòng, đầu dòng hay canh chỉnh gì cả. Thực chất thì Click and Type đã có từ Word 2002 rồi nhưng giờ sẵn đây mình trình làng cho những bạn luôn. Cách kích hoạt như sau: vào thẻ ribbon View, chuyển sang Print Layout hoặc Web Layout để bắt đầu soạn thảo. Bằng cách này bạn có thể ghi lại ý tưởng của mình ngay khi chúng vừa bật ra, cũng khá là mê hoặc phải không nào?

 ​

4. Chuyển nhanh bảng số liệu thành biểu đồ trong 3 nốt nhạc

Bạn có một bảng số liệu nằm trong file Word, và bạn muốn có cái nhìn trực quan hơn bằng cách thể hiển nó lên biểu đồ? Bình thường bạn sẽ phải copy tài liệu đó qua Excel rồi mới chèn được biểu đồ, còn nếu không thì bạn phải nhập lại số liệu sau khi chèn một biểu đồ mới vào văn bản Word đang mở. Cả hai cách này đều khá mất thời gian, thay vào đó bạn chỉ cần làm 3 bước sau:

  1. Chọn bảng số liệu

  2. Chuyển qua thẻ Insert > Object > Microsoft Graph Chart

    3.  Biểu đồ sẽ Open ngay lập tức, và bạn có thể chỉnh lại loại biểu đồ (cột, tròn, điểm, đường…) và nhiều thông số khác tùy ý muốn.

Lưu ý rằng biểu đồ do Microsoft Graph Chart tạo ra không đẹp lắm, vì thế mình hầu hết xài nó để biểu lộ tài liệu một cách trực quan và khi xem xong thì sẽ xóa chứ không để luôn. Nếu muốn tạo biểu đồ ngon lành và thích mắt hơn thì bạn nên dùng tính năng Chart thông thường trong Word.

5. Đừng quên dùng template có sẵn

Word đi kèm theo rất nhiều template, tức là những bản mẫu được viết và trang trí sẵn một phần. Hầu hết những template này rất đẹp mắt, từ những thứ chuyên nghiệp cho đến những bức thư cảm ơn cũng đều có mẫu. Bạn chỉ việc điền nội dung theo ý mình vào là xong, còn phần trang trí, bố cục tổng quan tổng quan thì đã được làm sẵn rồi. Để tạo một tài liệu mới dựa trên template, bạn vào File > New > chọn một mẫu nào đó (trừ ô “Blank document”, bởi nó chỉ là tài liệu trắng đơn thuần). Bạn cũng có thể tìm kiếm thêm những template đẹp ngay trong Word 2013 hoặc lên Google tìm.

6. Bạn có thể sao chép tối đa 24 nội dung khác nhau trong Word

Mỗi khi bạn copy hay cut một nội dung nào đó thì máy tính sẽ chuyển dời nó vào một khu vực tạm gọi là clipboard. Clipboard của Windows chỉ có 1 vùng chứa dữ liệu, tức là nếu bạn sao chép đoạn văn bản A rồi sao chép thêm B thì A sẽ bị xóa đi và nhường chỗ cho B. Trong khi đó, Word có thể chứa đến 24 nội dung khác nhau. Bằng cách này bạn có thể sao chép từ nhiều chỗ rồi paste xuống từ từ rất tiện lợi, khỏi phải nhảy qua lại giữa nhiều tài liệu với nhau.

Cách sao chép vào Clipboard của Word cũng giống như bình thường, đó là bạn có thể dùng menu chuột phải hoặc nhấn Ctrl + C. Kế tiếp nhấn vào mũi tên nhỏ trong mục “Clipboard” của thẻ Home, một bảng mới sẽ Open ở cạnh trái màn hình. Trong đây là tất cả những nội dung mà bạn đã sao chép, và cứ mỗi khi bạn nhấn Ctrl + C thì một nội dung mới sẽ hiện ra (cho đến khi đủ 24 cái thì những nội dung cũ nhất sẽ bị ghi đè dần dần bởi cái mới hơn). Để dán một nội dung nhất định vào văn bản thì bạn chỉ cần nhấp chuột vào là nó sẽ được paste vào tài liệu.

7. Dịch thuật ngay trong Word

Bạn đang đọc một văn bản tiếng Anh và cần dịch một đoạn ngắn qua tiếng Việt? Thay vì phải sao chép rồi lên trang web Google Translater hoặc Bing để chuyển ngữ, bạn có thể làm điều đó ngay trong Word 2013. Bộ máy dịch thuật được sử dụng sẽ là Microsoft Bing, và nội dung dịch xong sẽ được hiển thị ở một bảng mới bên tay phải hành lang cửa số nên tiết kiệm khá nhiều thời hạn cho chúng ta.

Cách sử dụng như sau:

  1. Chọn đoạn văn bản muốn dịch

  2. Chuyển sang thẻ Review > Translate

  3. Chọn Translate Selected Text nếu bạn muốn dịch chỉ một đoạn văn bản nhỏ

  4. Chọn Translate Document nếu bạn muốn dịch cả tài liệu

  5. Nhấn nút “Insert” ở đoạn văn bản đã dịch nếu muốn chèn nó vào tài liệu

Ở bảng mới Open bên tay phải bạn có thể chọn ngôn từ đầu và cuối để dịch, ví dụ từ tiếng Anh sang tiếng Việt hay Việt sang Anh chẳng hạn. Lưu ý là phải có liên kết Internet thì tính năng dịch mới chạy được.

8. Ẩn một đoạn văn bản bất kì

Đúng như tên gọi, tính năng này sẽ ẩn đi một đoạn văn bản mà bạn không muốn người khác xem. Vài tình huống sử dụng có thể xài đến việc ẩn văn bản như:

  • Tạo một câu đố nho nhỏ

  • Ẩn thông tin nhạy cảm

  • Tạo một bản có thông tin khá không thiếu của tài liệu, bản còn lại là bản tóm lược chỉ in vài chỗ quan trọng. Thay vì phải copy ra hai file khác nhau, bạn có thể xài tính năng ẩn cho gọn và nhẹ nhàng hơn.

  • Chèn một vài chữ nào đó rồi ẩn đi để Giao hàng cho mục đích bố cục văn bản theo ý muốn riêng của bạn.

Cách ẩn văn bản:

  1. Chọn đoạn văn bạn muốn giấu

  2. Vào Home > Font > nhấn hình tượng mũi tên nhỏ > hộp thoại Font xuất hiện (hoặc Ctrl + D)

  3. Chọn vào ô “Hidden text” để ẩn văn bản

  4. Nhấn OK

Trong trường hợp bạn muốn xem các đoạn văn bản đã bị ẩn, nhấn vào biểu tượng hình chữ P như đánh dấu trong ảnh bên dưới. Đoạn văn bị giấu sẽ hiện ra nhưng nó bị gạch chấm chấm. Nếu bạn muốn cho nó xuất hiện thông thường trở lại thì bỏ chọn ô “Hidden text” theo hướng dẫn ở trên là xong.

9. Duyệt nhanh qua cấu trúc tài liệu

Với những tài liệu được định dạng kĩ càng (tức là định dạng heading đầy đủ), bạn có thể nhanh chóng chớp lấy cấu trúc các phần của văn bản ra sao, văn bản nói đến những nội dung gì. Bạn thậm chí còn còn có thể nhảy nhanh đến đoạn mình mong ước xem mà không phải cuộn chuột điên cuồng. Tất cả đều sẽ được thực thi trải qua một bảng nhỏ bên tay trái cửa sổ Word, và bảng này có thể kích hoạt dễ dàng bằng cách vào thẻ View > tick vào ô “Navigation Pane”.

10. Sử dụng add-in để làm việc hiệu suất cao hơn

Bộ Microsoft Office 2013 được tích hợp một kho ứng dụng add-in,nó là những ứng dụng nhỏ chạy cùng với Word, Excel, Outlook hoặc PowerPoint để giúp chúng ta xử lý một số vấn đề nào đó mà thông thường phải lên web mới làm được.Ví dụ, bạn có thể tích hợp Bing Dictionary để tra từ nhanh hơn, sử dụng Bing Image để tìm kiếm hình ảnh, xài công cụ chuyển đổi từ file PDF dạng hình ảnh sang văn bản thuần túy,công cụ giám sát đa năng ngay trong Word… Mời các bạn xem bài viết 12 add-in hữu ích và không tính tiền trên Office 2013 để biết cách cài đặt cũng như các tính năng chi tiết cụ thể hơn về những ứng dụng nhỏ mê hoặc này.

Ngoài ra, trong quy trình sử dụng máy tính bạn thường copy các tập tin hay thư mục ra những ổ khác nhau, sau một thời gian sử dụng sẽ khiến ổ cứng của bạn trở lên lộn xộn bởi những tập tin trùng lặp, chiếm hết dung tích ổ cứng. Mà việc tìm ra những tập tin trùng lặp trong mớ tài liệu đó thì quả thực là không hề đơn giản, hơn thế nữa một số tập tin bạn lại update thêm dữ liệu.